Individu yang memberikan dukungan administratif dan operasional langsung kepada direktur atau eksekutif tingkat tinggi dalam suatu organisasi.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Manajemen Jadwal dan Perjalanan:
- Mengatur jadwal rapat, pertemuan, dan acara penting.
- Mengatur perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket pesawat dan akomodasi.
2. Administrasi:
- Mengelola korespondensi, baik secara tertulis maupun elektronik.
- Menyiapkan laporan, presentasi, dan dokumen penting lainnya.
- Mengelola arsip dan database perusahaan.
3. Koordinasi Proyek:
- Membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek-proyek strategis.
- Melacak kemajuan proyek dan memastikan penyelesaian tepat waktu.
4. Dukungan Komunikasi:
- Menjawab telepon dan email, serta menindaklanjuti pertanyaan.
- Mengkoordinasikan komunikasi antara direktur dan pihak internal maupun eksternal.
5. Representasi:
- Mewakili direktur dalam berbagai pertemuan dan acara.
- Membangun dan menjaga hubungan baik dengan klien, mitra bisnis, dan staf.
6. Analisis Data:
- Mengumpulkan, menganalisis, dan menyajikan data untuk mendukung pengambilan keputusan.
7. Keahlian yang Dibutuhkan:
- Keterampilan Komunikasi: Baik lisan maupun tulisan.
- Organisasi: Mampu mengatur waktu dan tugas dengan efektif.
- Manajemen Proyek: Mampu merencanakan dan mengelola proyek dari awal hingga akhir.
- Teknologi: Mahir menggunakan berbagai perangkat lunak, seperti Microsoft Office, perangkat lunak manajemen proyek, dan alat komunikasi.
- Diskresi: Mampu menjaga kerahasiaan informasi sensitif.
8. Kualitas Pribadi:
- Proaktif: Selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
- Teliti: Mampu bekerja dengan detail dan akurat.
- Fleksibilitas: Mampu beradaptasi dengan perubahan dan tuntutan pekerjaan.
- Orientasi pada Detail: Mampu mengelola banyak tugas sekaligus tanpa kehilangan fokus.
9. Lingkungan Kerja:
- Dinamis: Lingkungan kerja yang cepat berubah dan menuntut.
- Tekanan Tinggi: Terkadang harus bekerja di bawah tekanan untuk memenuhi tenggat waktu.
- Kerjasama Tim: Bekerja sama dengan berbagai tim dan departemen dalam organisasi.